Órdenes de compra
Pedir mercancía a un proveedor y recibirla — el stock entra solo al kardex.
Una orden de compra es lo que le pides a un proveedor. Al recibirla, la mercancía entra al kardex sola: no hay que registrar cada entrada a mano.
Antes de empezar
Necesitas al menos un proveedor dado de alta. Sin proveedores, la página te lo dice y no deja crear órdenes.
Crear una orden
Selecciona Nueva orden y elige el proveedor.
Captura la entrega esperada y las notas que hagan falta.
Deja marcado Empezar con los insumos bajo mínimo y el borrador se abre ya con los insumos de ese proveedor que están en su mínimo o por debajo, cada uno con una cantidad sugerida.
Agrega las demás partidas: el insumo, la cantidad y el costo por unidad. El buscador muestra el último costo y la unidad de cada insumo, y al elegir uno el costo se llena solo. Un insumo no puede repetirse en la misma orden.
Cuando esté lista, selecciona Enviar al proveedor.
Cada orden lleva un folio como OC-0042, único de tu propiedad. Es lo que ve el proveedor en el correo, en el PDF y en lo que le pegues por chat, así que es el número que hay que citar cuando llame por ella.
Hacerle llegar la orden al proveedor
Enviar al proveedor le manda la orden por correo a la dirección de su ficha, con el PDF adjunto; luego la marca como enviada y guarda a dónde y cuándo se fue. Si después cambian precios o cantidades, edita la orden y vuelve a enviarla: al proveedor le llega una copia al día.
Para un proveedor que no usa correo:
- Descargar PDF te da la misma hoja para imprimir o entregar en mano.
- Compartir pega la orden como texto en WhatsApp o LINE, o la copia al portapapeles.
Si el proveedor no tiene correo en su ficha, en lugar del botón aparece un aviso: agrégaselo y el botón vuelve. ¿Pediste por teléfono? Usa Marcar enviada sin correo, que solo mueve el estado.
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | La estás armando. Todavía no se le pidió nada a nadie. |
| Enviada | Ya se le pidió al proveedor — por correo desde aquí, o a mano después de llamarle. |
| Parcial | Llegó parte de lo pedido. |
| Recibida | Llegó todo. |
| Cancelada | Se canceló el pedido. |
| Cerrada (parcial) | Llegó parte y el resto ya no llegará: se cerró a mano. |
Recibir mercancía
Cuando llegue el pedido, captura en cada partida lo que realmente llegó — cada cantidad muestra la unidad del insumo — y el costo real si cambió (viene prellenado con el de la orden). Al seleccionar Recibir, esa cantidad entra al stock del insumo como una entrada en su kardex, con el costo real. Si llevas almacenes, elige en cuál entra.
Si llegó todo el pedido tal como se ordenó, Recibir todo da entrada a cada partida pendiente con el costo con el que se pidió, en lugar de irlas capturando una por una.
Si llegó menos de lo pedido, recibe lo que llegó: la orden queda Parcial y puedes recibir el resto después.
Cerrar una orden parcial
Si el resto del pedido ya no va a llegar, no dejes la orden esperando: selecciona Cerrar orden. Queda marcada como Cerrada (parcial), deja de aceptar recepciones y lo recibido se conserva tal cual. Solo una orden parcial puede cerrarse así; una enviada sin recibir nada se cancela.